Recruiting. Nahtlos integriert.
Vom Stelleninserat bis zur Einstellung: Das Bewerbermanagement der HR Personalakte digitalisiert Ihren gesamten Recruiting-Prozess. E-Mail-Import, Kanban-Pipeline, strukturierte Bewertungen und nahtlose Übernahme in die Personalakte — alles in einer Plattform.
Bewerbermanagement auf einen Blick
Stellenausschreibungen
Stellen erstellen, veröffentlichen und verwalten — mit vollständigem Lebenszyklus von Entwurf bis Archiv.
Bewerberdatenbank
Alle Bewerber zentral verwalten: Stammdaten, Dokumente, Bewerbungshistorie und Notizen an einem Ort.
Pipeline & Kanban
Bewerbungen visuell durch den Prozess führen — von Neu über Screening und Interview bis zur Einstellung.
E-Mail-Integration
Bewerbungen automatisch aus Ihrer Microsoft 365 Mailbox importieren — inklusive Anhänge und Stellenzuordnung.
Bewertungssystem
HR-Screening und Fachbewertungen mit Sternen, Culture-Fit, Skill-Match und Empfehlung — strukturiert und nachvollziehbar.
Bewerber zu Mitarbeiter
Eingestellte Bewerber mit einem Klick in die Personalakte übernehmen — Stammdaten und Dokumente inklusive.
Warum Unternehmen auf integriertes Recruiting setzen
Die Features im Detail
Stellenausschreibungen verwalten
Erstellen Sie Stellenausschreibungen mit allen relevanten Informationen: Titel, Abteilung, Standort, Beschäftigungsart, Anforderungsprofil und optionales Gehaltsband. Jede Stelle durchläuft einen klaren Lebenszyklus von Entwurf über Veröffentlichung bis zur Schließung.
Strukturierte Erfassung
Titel, Abteilung, Standort, Beschäftigungsart und Anforderungen in einem übersichtlichen Formular.
Lebenszyklus
Entwurf, Veröffentlicht, Geschlossen, Archiviert — jede Stelle hat einen klaren Status.
Collaborators einladen
Fachbereiche als Reviewer hinzufügen — sie erhalten gezielten Zugriff nur auf ihre Stellen.
Posteingang & E-Mail-Import
Verbinden Sie Ihre Microsoft 365 Shared Mailbox und lassen Sie Bewerbungen automatisch importieren. E-Mails werden als Bewerbungen erfasst, Anhänge wie Lebenslauf und Anschreiben automatisch kategorisiert. Über eine Referenznummer im Betreff werden Bewerbungen der richtigen Stelle zugeordnet.
Automatischer Import
Bewerbungen werden per Scheduled Job, bei Login oder manuell aus der Mailbox importiert — keine geht verloren.
Anhang-Kategorisierung
Lebenslauf, Anschreiben, Zertifikate und weitere Dokumente werden automatisch erkannt und zugeordnet.
Stellenzuordnung
Über eine Referenznummer im E-Mail-Betreff werden Bewerbungen automatisch der richtigen Stelle zugeordnet.
Pipeline & Kanban-Board
Behalten Sie den Überblick über alle Bewerbungen in einer visuellen Pipeline. Per Drag & Drop verschieben Sie Kandidaten zwischen den Status-Spalten. Filtern Sie nach Stelle und sehen Sie auf einen Blick, wo jeder Bewerber im Prozess steht.
Visueller Überblick
Alle Bewerbungen in einem Kanban-Board: Neu, Screening, Interview, Angebot, Eingestellt, Abgelehnt.
Drag & Drop
Status-Wechsel per Drag & Drop — schnell und intuitiv.
Status-Timeline
Lückenlose Dokumentation aller Status-Änderungen pro Bewerbung — aus dem Audit-Log generiert.
Strukturierte Bewertungen
Bewerten Sie Bewerber in zwei Stufen: HR führt ein Screening durch, Fachkollegen geben als Collaborators eine Fachbewertung ab. Jede Bewertung umfasst Sterne-Rating, Culture-Fit, Skill-Match und eine Empfehlung. Bei einheitlicher Empfehlung kann der Status automatisch weitergesetzt werden.
HR-Screening
Erste Sichtung durch HR mit Bewertung und Empfehlung — optional mit automatischem Status-Wechsel.
Fachbewertung
Collaborators bewerten Kandidaten unabhängig nach fachlicher Eignung, Culture-Fit und Skill-Match.
Automatisierte Weiterleitung
Wenn alle Reviewer empfehlen: automatischer Status-Wechsel und Benachrichtigung an HR.
Vorstellungsgespräche planen
Koordinieren Sie Vorstellungsgespräche direkt aus dem Bewerbungsdetail. Legen Sie Termin, Dauer, Ort oder Video-Link fest und laden Sie Interviewer ein. Nach dem Gespräch wird das Feedback direkt am Termin dokumentiert.
Terminplanung
Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort oder Video-Link festlegen — Interviewer werden automatisch benachrichtigt.
Feedback erfassen
Interviewer dokumentieren ihr Feedback und ihre Einschätzung direkt am Termin.
Automatische Benachrichtigungen
Interviewer und zuständige HR-Mitarbeiter werden über neue Termine automatisch informiert.
Nahtloser Übergang in die Personalakte
Wenn die Entscheidung feststeht, wird der Bewerber mit einem Klick zum Mitarbeiter. Stammdaten wie Name, E-Mail und Telefon werden übernommen, Bewerbungsdokumente automatisch in die digitale Personalakte migriert. Der Bewerbungsstatus wechselt auf Eingestellt — ohne Medienbruch.
Ein-Klick-Konvertierung
Bewerber wird zum Mitarbeiter — Benutzerkonto und Personalakte werden automatisch angelegt.
Dokumenten-Übernahme
Lebenslauf, Zertifikate und weitere Unterlagen werden direkt in die Personalakte übertragen.
Keine Doppelerfassung
Stammdaten müssen nicht erneut eingegeben werden — alles wird aus der Bewerbung übernommen.
In 4 Schritten zum digitalen Recruiting
Mailbox verbinden
Hinterlegen Sie Ihre Microsoft 365 Shared Mailbox für den automatischen Bewerbungsimport. In den Recruiting-Einstellungen konfigurieren Sie Automatisierungen.
Stellen ausschreiben
Erstellen Sie Stellenausschreibungen und laden Sie Fachkollegen als Collaborators ein. Bewerbungen werden automatisch der richtigen Stelle zugeordnet.
Bewerber bewerten
Führen Sie HR-Screenings durch, planen Sie Vorstellungsgespräche und lassen Sie Fachbereiche ihre Bewertungen abgeben.
Einstellen & übernehmen
Konvertieren Sie ausgewählte Bewerber mit einem Klick in Mitarbeiter — Stammdaten und Dokumente fließen direkt in die Personalakte.
Kostenübersicht
Diese Kosten fallen bei der Nutzung an. Lizenz, Support und Updates sind in der Monatspauschale enthalten. Hosting wird vom Kunden bereitgestellt oder separat vereinbart. Alle Preise netto zzgl. MwSt.
Einrichtung
Einmalige Setup-Gebühr.
- Instanz-Setup und Konfiguration
- Branding auf Ihre Corporate Identity
- Pipeline- und Workflow-Konfiguration
- Standard-Schnittstellen-Anbindung
- Key-User- und Admin-Schulung
- Begleiteter Go-Live
Lizenzpauschale
Monatliche Pauschale für bis zu 100 User.
- Softwarelizenz für bis zu 100 User
- Support per E-Mail und Chat
- Alle Software-Updates inklusive
- Sicherheits-Patches und Bugfixes
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
- Hosting nicht enthalten — flexibel wählbar
Zusätzliche User
Pro User/Monat ab dem 101. User.
- Gleicher Funktionsumfang wie Lizenzpauschale
- Einfache Abrechnung pro Zusatz-User
- Skaliert flexibel mit Ihrer Teamgröße
- Individuelle Konditionen ab 500 User
* Minimale Laufzeit 1 Jahr · Beispiele für monatliche Kosten: 150 User = 695 CHF · 200 User = 890 CHF · 300 User = 1.280 CHF
Rechenbeispiel
So setzt sich Ihr monatlicher Preis zusammen — transparent und planbar.
200 User: 500 CHF Basispauschale + 100 Zusatz-User x 3,90 CHF = 890 CHF/Monat
Einmalige Einrichtung: 2.800 CHF. Hosting wird vom Kunden bereitgestellt oder kann als optionaler Managed Service hinzugebucht werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie gelangen Bewerbungen ins System?
Bewerbungen werden automatisch aus Ihrer Microsoft 365 Shared Mailbox importiert — per Scheduled Job, bei Login oder manuell per Klick. Alternativ können Bewerbungen auch direkt im System erfasst werden. Anhänge wie Lebenslauf und Anschreiben werden automatisch erkannt und kategorisiert.
Kann ich Fachabteilungen in den Bewerbungsprozess einbinden?
Ja. Über das Collaborator-System laden Sie Fachkollegen als Reviewer zu einzelnen Stellen ein. Diese können eigene Fachbewertungen abgeben (Skill-Match, Culture-Fit, Empfehlung), ohne Zugriff auf andere HR-Daten oder Stellen zu erhalten.
Was passiert, wenn ein Bewerber eingestellt wird?
Mit einem Klick wird der Bewerber zum Mitarbeiter konvertiert. Dabei werden automatisch ein Benutzerkonto und eine digitale Personalakte angelegt. Stammdaten und Bewerbungsdokumente werden übernommen — ohne erneute Eingabe.
Ist das Bewerbermanagement DSGVO-konform?
Ja. Alle Daten werden in der EU gehostet. Zugriffsrechte sind rollenbasiert steuerbar — Mitarbeiter sehen nur Stellen, zu denen sie als Collaborator eingeladen wurden. Die Verarbeitung personenbezogener Bewerberdaten ist vollständig dokumentiert.
Welche Automatisierungen sind möglich?
Sie können in den Recruiting-Einstellungen konfigurieren, dass nach einer HR-Vorbewertung der Status automatisch auf Screening gesetzt wird, nach einem Interview-Termin auf Interview wechselt und bei einheitlicher Empfehlung aller Reviewer der Status auf Angebot gesetzt wird. Benachrichtigungen an HR werden bei jedem Schritt automatisch versendet.
Kann ich Bewerbern direkt aus dem System antworten?
Ja. Über die integrierte E-Mail-Funktion können Sie Bewerbern direkt aus dem System antworten. Die E-Mail wird über Ihre Shared Mailbox versendet und als Notiz zur Bewerbung protokolliert.
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