Custom Prompts für ScanProcess-ai

Warum Custom Prompts?

ScanProcess-ai nutzt KI-Vision für zwei Aufgaben: Dateibenennung und Ordnerzuordnung. Beide werden über Prompts gesteuert. Die Standard-Prompts funktionieren für die meisten Fälle gut, aber je nach Dokumenttyp (Rechnungen, Verträge, Arztbriefe, etc.) lohnt sich eine Anpassung.

Prompt für Dateibenennung

Der Benennungs-Prompt bekommt den erkannten OCR-Text und soll einen Dateinamen zurückgeben. Das Standard-Schema:

YYYY-MM-DD_Dokumenttyp_Absender_Kurzbeschreibung

Beispiel: 2026-03-09_Rechnung_Muster-GmbH_Mobilfunk-Februar

Sie können im Dashboard unter Prompts einen eigenen Benennungs-Prompt erstellen. Tipps:

• Geben Sie klare Beispiele im Prompt an
• Definieren Sie erlaubte Dokumenttypen (Rechnung, Vertrag, Brief, Bescheid, etc.)
• Bestimmen Sie, wie mit fehlenden Informationen umgegangen werden soll

Prompt für Ordnerstruktur

Der Ordnerstruktur-Prompt legt fest, in welchen Unterordner ein Dokument einsortiert wird. Sie können z. B. nach Kategorien wie Finanzen, Versicherungen, Behörden, Gesundheit sortieren lassen.

Beispiel-Prompt:

Ordne das Dokument in einen der folgenden Ordner ein:
- Finanzen/Rechnungen
- Finanzen/Kontoauszüge
- Versicherungen
- Behörden
- Gesundheit
- Sonstiges

Antworte NUR mit dem Ordnerpfad.

Prompts aktivieren

Sie können mehrere Prompts anlegen, aber pro Typ (Benennung / Ordnerstruktur) ist immer nur einer aktiv. Wechsel ist jederzeit möglich — bestehende Dokumente werden nicht verändert, nur neue Verarbeitungen nutzen den aktiven Prompt.